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AYMING - Las 10 razones de las empresas para externalizar funciones y servicios

Silvia Lozano, Manager Operations Performance en Ayming

Las 10 razones de las empresas
para externalizar funciones y servicios

Cada vez es más frecuente que las empresas apuesten por subcontratar desde tareas transaccionales hasta procesos de negocio completos de las diferentes funciones (Recursos Humanos, Servicios Financieros, Administrativos, Contables, Atención al Cliente, Logística, Formación, IT, Compras, etc.). De hecho, las solicitudes de externalización de servicios de Business Process Outsourcing (BPO) han crecido en España un 30%, según la consultora Ayming. El BPO es la subcontratación de una parte de los procesos de negocio a un proveedor de servicios especializado, en base a un contrato generalmente plurianual, de hasta cuatro años de duración, que garantiza al cliente una determinada calidad a través de indicadores de servicio objetivos.  Ahora bien, no todas las empresas tienen en cuenta a la hora de dar el paso, las cinco fases de las que consta el correcto ciclo de vida de un proyecto completo de externalización. Obvian el análisis previo de qué externalizar y contratan directamente a un proveedor. Pero ¿qué buscan las empresas que apuestan por la externalización? Seguidamente veremos que las razones por las que las empresas contratan servicios BPO, no siempre están relacionadas de manera prioritaria con el ahorro de costes. Repasemos cuáles son sus motivaciones.
Las empresas españolas han encontrado en la externalización de servicios el modelo a seguir para ser más competitivas.  Las 10 razones por las que contratan servicios BPO son variadas, destacando que el 70% de las empresas que deciden externalizar buscan por encima de todo el conocimiento de expertos que no tienen en sus plantillas. Dependiendo del modelo de externalización por el que apuesten (ya sea con una visión operativa, avanzada o estratégica), estas son las 10 razones que les mueven a ello:

■ Acceso a recursos de todo tipo, conocimientos y experiencia, con los que no cuentan en sus organizaciones
■ La necesidad de crear estructuras dinámicas, flexibles y adaptables a los cambiantes entornos de hoy en día
■ Poder acometer nuevas formas de hacer negocio y de prestar servicios
■ Incrementar el control sobre la actividad, simplificando la gestión, flexibilizando la operativa y concentrándose en su negocio principal
■ Disponer de más tiempo para tareas estratégicas y de más valor añadido para el negocio
■ Mejora continua del nivel de servicio que prestan, haciéndolo más eficiente
■ La garantía de disponibilidad y gestión de recursos de todo tipo a un coste predecible
■ Reducir costes
■ Transformar el negocio para adaptarse a los nuevos modelos de crecimiento
■ Contar con un verdadero socio que les acompañe en el tiempo, en la resolución de sus problemas, que dirija la externalización y realice su seguimiento

Los dos Departamentos que más solicitan servicios BPO son el de Compras y el Financiero. Lo que los departamentos de Compras solicitan externalizar se circunscribe a lo considerado como auxiliar, nunca la actividad principal. Nos referimos concretamente a: Compras indirectas, la optimización de la logística outbound, la digitalización del departamento de Compras, la optimización de embalajes, la renovación de la flota comercial, la optimización de los gastos, la instauración de un proceso formal de solicitud y compra de las necesidades de la empresa, el ahorro generalizado de costes, la internacionalización de las compras, la apertura de una oficina de compras en un país extranjero, la reducción de los costes de suministro de materias primas, identificar ahorros potenciales por familia de compra y definir mejoras organizativas sostenibles en el tiempo, la optimización de Facility Management y el mantenimiento, etc.
El perfil de empresa que contrata los servicios BPO para el departamento de Compras es una empresa madura de cualquier tipo de sector, que ha atravesado en un pasado reciente por dificultades financieras, y que superada la crisis ha decidido concentrarse en su negocio principal, buscando vías de mejora para que no sólo les ayude en el diseño de la estrategia y el plan de acción a seguir para la mejora de su rendimiento empresarial, sino también en su implementación. Buscan soluciones completas de BPO, que cubran una amplia gama de servicios desde el más operativo al más estratégico.  
Entre las situaciones más comunes que están atravesando las empresas que necesitan servicios BPO por parte de Compras son: en fusiones y adquisiciones, que según datos de Thomson Reuters, en el  pasado año se formalizaron 1.214 operaciones; las que se han internacionalizado y tienen picos de trabajo por cambios legales o proyectos; aquellas que necesitan optimizar sus compras indirectas, o aquellas que temporalmente requieren de un conocimiento experto no disponible en su organización y tampoco requerido a largo plazo; PYMES en crecimiento; compañías que comienzan a internacionalizarse; empresas que entran por primera vez en negocios, o incluso empresas maduras que ya dominan ese proceso pero no quieren seguir haciéndolo con recursos propios, etc.

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