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LYRECO - Rediseño del flujo de materiales en el centro logístico de Lyreco en Alovera

 
 
Julio Valero, responsable del Centro de Distribución, Lyreco Iberia
 
Rediseño del flujo de materiales en el
centro logístico de Lyreco en Alovera
 
El nuevo layout de procesos del centro logístico de Lyreco en Alovera (Guadalajara) mejora hasta un 15% la eficiencia en la reposición de materiales en la preparación 
de pedidos.
 
El layout de un proceso es una pieza fundamental en la óptima planificación y gestión de la cadena de suministro. Disponer de un diseño correcto del proceso facilita, entre otras cosas, un flujo ordenado y eficiente de productos, equipos y una óptima organización de las personas. Además, permite responder mejor a las crecientes necesidades de los clientes, añadiendo nuevos servicios además de los productos tradicionales.
Este nuevo entorno de negocio hace necesaria una mayor interacción y eficiencia entre los diferentes departamentos que influyen en el suministro de materiales y servicios. Aprovisionamiento, Marketing, Ventas o Customer Service, son áreas cada vez más influyentes en este nuevo escenario que nos está alejando poco a poco del concepto puramente logístico y nos acerca más al de Cadena de Suministro.
En Lyreco Iberia hemos llevado a cabo recientemente un rediseño de procesos en nuestro centro de distribución en Alovera (Guadalajara), una instalación de más de 30.000 metros cuadrados en la que se preparan más de 4.500 pedidos al día y se distribuyen más de 20.500 cajas.
 
Rediseño del flujo de materiales
 
El cambio esencial en el layout de procesos en el Centro de distribución de Lyreco en Alovera se ha basado en una reorganización de los flujos internos, pasando de un modelo tradicional basado en los procesos principales: recepción, almacenaje, preparación y expedición a un modelo que tiene muy en cuenta procesos añadidos en la Cadena de Suministro con dos flujos principales: Inbound - entrada de materiales y su gestión en el almacén- y Outbound, que comprende la preparación y la expedición.
La reposición de materiales en las zonas de preparación es uno de los “puntos críticos” en un centro de distribución como el nuestro. En el layout previo, dicha tarea se encontraba dividida entre el proceso de recepción y el de preparación de pedidos. Esta división desaparece en el nuevo rediseño de flujos, y se unifica integrando el proceso de reposición en uno solo de principio a fin. Con ello, conseguimos un mayor control de la gestión del flujo de materiales y de su trazabilidad, lo que redunda en una mayor fluidez y eficiencia a la hora de preparar los pedidos al minimizar los tiempos de espera.
 
Mayor beneficio para el cliente
 
La nueva gestión del flujo de materiales supone también un mayor control de estos en todo momento. Esto impacta directamente en la calidad del servicio de entrega al cliente, ya que el hecho de disponer de una mayor trazabilidad y controles internos, especialmente en la tarea de reposición para la preparación, hace que disminuyan los tiempos de espera.
Así, se limitan los retrasos en la disponibilidad de algunos materiales que se producían con anterioridad y que tenían como consecuencia la entrega parcial de pedidos a clientes en algunos casos. Estimamos que gracias a la nueva organización se optimice la preparación y los tiempos y se consiga optimizar entre el 10 y el 15% el tiempo empleado en la reposición de materiales a los puestos de picking, mejorando la ratio de pedidos completos preparados y, por extensión, la calidad en el servicio al cliente interno y al cliente final.
 
Flexibilidad y planificación del equipo
 
El hecho de disponer de más visibilidad y control sobre los flujos facilita también la organización de tareas para el personal. Previamente, cuando se producía una acumulación de reposición de materiales, al tratarse de una tarea que daba servicio a dos áreas, era necesario que ambas se coordinaran para no retrasar el proceso de preparación de pedidos. Con la nueva organización del proceso, la gestión de la reposición de materiales es responsabilidad de solo un equipo, por lo que resulta más sencillo y preciso de organizar.
Además, al centralizar el flujo en un solo departamento, la matriz de flexibilidad del personal que utiliza el centro permite ver por zona de reposición o preparación cuál es la carga de trabajo en cada momento, lo que facilita la planificación y la asignación de personal en función de las necesidades de recursos.
 
¿Cómo se organiza el equipo?
 
En Alovera utilizamos una planificación semanal de los turnos de trabajo en función de la actividad prevista. En comparación con la organización anterior, en la que una parte del proceso de reposición no estaba claramente definida lo que podía provocar descompensación en las cargas de trabajo entre las distintas áreas, la nueva organización rompe los silos para dar lugar a una dinámica más fluida, factor clave en la logística.
Por lo que respecta al equipo de trabajo responsable de la preparación, el nuevo diseño no supone cambios en cuanto a número de personas, pero sí en su organización, ya que pasan todos a reportar a una misma persona. Hasta el momento, el centro logístico tenía supervisores por área: Recepción, Preparación y Expedición. Con el nuevo layout se unifican los procesos de Preparación y Expedición en un único proceso, Outbound, y se introduce la figura del responsable de Outbound de forma paralela a lo que ya existía en Inbound. Su misión será supervisar las actividades diarias de preparación, clasificación, carga y expedición, para garantizar la consecución de objetivos de productividad, calidad, seguridad y servicio al cliente.
Estos dos responsables, de Inbound (recepción y reposición) y Outbound (preparación y expedición) serán los encargados de interactuar para alinear las cargas de trabajo y coordinar ambos departamentos, facilitando también una mayor operatividad y cercanía al personal.
 
Beneficios para la organización y mayor calidad para el cliente
 
El rediseño completo del actual layout y de la estructura organizativa del centro de distribución de Alovera, estarán operativos a lo largo del primer trimestre del año. Gracias a ello, Lyreco obtendrá importantes beneficios que se resumen a continuación:
 
■ Evolución de una gestión de procesos a otra por flujos de materiales y preparación para una mayor claridad y visibilidad.
■ Reorganización de la estructura en dos áreas principales, sin solapamientos entre ellas
■ Mayor flexibilidad, fluidez y eficiencia.
■ Mayor trazabilidad de los materiales, lo que supondrá una mejora en la calidad de los pedidos servidos, evitando retrasos y pedidos incompletos por retrasos de reposición de los puestos de preparación.
 
Lyreco es una multinacional fundada en Francia en 1926. Es distribuidor líder europeo y tercer distribuidor mundial de soluciones para el entorno laboral. En España está presente desde hace 30 años y cuenta con oficinas en Cornellá (Barcelona) y un centro de distribución en Alovera (Guadalajara).
 
 
 
 
 
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